Imajmo bolje sastanke!

Kako pokrenuti čvršći brod i bolje iskoristiti svačije vrijeme

Ljubaznošću ilustracija Laurel Hechanova i Patricka DiMichelea

Napisali Laurel Hechanova i Patrick DiMichele

Svi smo bili tamo: Sjedeći za konferencijskim stolom, prelazeći s očiju na osobu dok pokušavamo shvatiti što smo sve zajedno postigli. Frustracija raste kako shvaćamo da radimo bez jasne svrhe, bez svih relevantnih ljudi ili informacija koje su nam potrebne, a sada nam preostaje 24 minute dok ne moramo odgoditi kako bismo sve to mogli ponoviti na sljedećem sastanku.

Fuj. Svakako možemo i bolje. Zapravo, za našu kolektivnu razumnost moramo učiniti bolje. U suprotnom ćemo izgubiti djelove svog života sjedeći u sterilnim konferencijskim salama čekajući da se nešto dogodi.

Dakle, umjesto toga, privedimo istu pomisao na naše sastanke kao i mi u istraživanja koja provodimo, radionice koje olakšavamo i „redovan“ posao koji radimo cijelo ostalo vrijeme.

Evo kako:

Otvoreno snažno

Svaki sastanak treba „PAL“

To je fantastična kratica za Svrhu, Dnevni red, Dužinu. I obećavamo da ćete, ako trenutno prestanete čitati i jednostavno dodati obavezni PAL svakom sastanku koji sazovete i prisustvujete, vaš radni život drastično poboljšati.

Počnite na vrijeme

Ako je plan da se sastanemo na sastanku od 10:00, a krene u 10:00, krenite. Ako čekate uobičajeno kašnjenje ili one koji su odgovorili "možda", vjerojatno ćete čekati neko vrijeme i gubite svako vrijeme kao i vi. Umjesto toga, uskočite. Ako ništa drugo, dodaćete malo dramatičnosti postupcima jer svi pretpostavljaju kako će šef Brooke reagirati kad shvate da se svijet nije prestao vrteti u njihovoj odsutnosti.

Uspostavite i dodijelite uloge

Tko vodi bilješke? Snimanje obaveza? Gledate sat? Sve bi te uloge mogle pasti na vas ili biti delegirane onima u sobi s vama. Što god odlučite, budite precizni o tome tko je za što odgovoran.

Postavite osnovna pravila

Jesmo li tempirali vrijeme ili puštamo razgovor da teče? Postoji li očekivanje da ćemo svi ostati izvan svojih uređaja tijekom sastanka? Temeljna pravila odnose se na to da su jasna i deklarativna o postojećim normama. Osim toga, uspostavljanje temeljnih pravila na početku puno je lakše nazvati nekoga zbog nečega za što smo se svi složili da to ne bismo željeli.

Pregledajte dnevni red

Jer program postoji, zar ne? Na početku sastanka brzo prođite kroz sve što namjeravate pokriti, zatražite neke prilagodbe koje možda trebate izvršiti, a zatim idite, idite, idite.

Učinkovito olakšajte

Kao i uostalom na svako drugo pitanje koje ćete adresirati u svom radnom životu, odgovor na pitanje "Kako da vodim učinkovit sastanak?" Glasi: ovisi. Ovisi o tome gdje ste u svom projektu, što pokušavate postići i s kime radite.

Ali, velika slika, mislimo da postoje tri prototipska tipa sastanaka u standardnom životnom ciklusu projekta (bilo da je to „standardno“ trajanje dvotjedni sprint, uranjanje u osam tjedana ili nešto posve drugo).

Neka istražite sastanke rano u projektu, odlučite sastanke kako se pojavljuju mogućnosti i pregledajte sastanke u trenutku izvršavanja.

"Istražite" sastanke

Ovi sastanci stižu rano u vaš projekt. Usredotočeni su na razumijevanje zašto je problem kojem se obraćate važan i određivanje načina na koji ćete zajednički znati da je problem učinkovito riješen.

  1. Shvatite ciljeve
    Dobijte točno razumijevanje što trebate postići i kako ćete mjeriti uspjeh. Mnogo vremena odustajemo od dionika kada nam daju ciljeve poput „to mora biti intuitivno“ ili „ova je inicijativa vrlo važna za vodstvo.“ Prvi je pridjev, a drugi motiv, ali nijedan od njih nije cilj. Kopaj Dublje. Dođite do osnovnog korisnika, poslovnog ili tehničkog problema koji je dovoljno bolan da se pretvorio u projekt.
  2. Postavljati pitanja
    Neumorno. Steći razumijevanje trenutnog stanja i razmišljanja koja su dovela do tog stanja. Otkrijte što se već pokušalo i koliko je uspješna (ili ne) bilo koja od tih inicijativa. Prihvatite činjenicu da, kao dizajner, gotovo sigurno niste stručnjak za domene ili stručnjake za teme. Postavite čitavoj gomili naizgled osnovnih pitanja kako biste stekli više nijansiran smisao stvari.
  3. Uklonite problem
    Upoznajte sebe, svoje dionike i suigrače u cipelama ljudi koje dizajnirate. Unesite upute da bi ljudi razgovarali:
    • Trenutno ne možemo ...
    • Naši se korisnici žale da…
    • Gubimo se od konkurencije jer…
    • Posebna točka boli je…
    • Ne bi trebalo biti tako teško za ...
  4. Istražite mogućnosti
    U najkraćem roku nazovite ljude koji dijele ideje i skiciraju koncepte. Možda prvo morate napraviti neko istraživanje ili odrediti neki aspekt tehničke izvedivosti - sjajno, napravite to. Zatim ga podijelite s grupom kao kontekst za aktivnost koja olakšava istraživanje onoga što je moguće.
  5. "Da i…"
    Na sastancima s istraživanjima ovo je vaš zadani odgovor. Nadogradite na idejama jedni druge i kombinirajte ih da biste stvorili nove i bolje mogućnosti. Zabavno je!

"Odlučite" sastanke

Ovi sastanci dolaze tijekom srednjeg dijela vašeg projekta. Usredotočeni su na razumijevanje onoga što je vaše predloženo rješenje, gdje se počinje i završava, te na relativne prednosti opcija koje razmatrate.

  1. Razjasnite ciljeve
    Ako ste svoje „istraživačke“ sastanke ostavili s razumijevanjem cilja, koristite sastanke „odlučite“ da odmjerite relativnu važnost konkurentskih ciljeva ili da odredite koliki će značajni ili mali utjecaj imati smisla.
  2. Ponuda prijedloga
    Stvari koje ste naučili i pojmovi koje ste stvorili pružili su vam znanje za ponuditi ideje. Ovi se prijedlozi možda neće primijetiti, a to je sasvim u redu. Naučit ćete više svaki put kada ideju kako plutate ponovo kalibriraju ljudi koji znaju više.
  3. Okvirite rješenje
    Uzmite koncepte koje ste stvorili na prethodnim sastancima i pretvorite ih u korisničke priče ili zahtjeve. Dobijte povratne informacije o veličini i obliku onoga što predlažete i razmislite o umetanju novih ideja u miks.
  4. Procijenite opcije
    To bi mogle biti koncepcijske izjave, skice, žičani okviri ili potpuni izgledi. Razina vjernosti bitno je puno manja od postavljanja skupa različito potencijalnih rješenja pred vaše dionike i omogućavanja procjene prednosti, nedostataka i nepogoda.
  5. "Možda, ako ..."
    Dobili ste novi zadani odgovor. Svakom novom revizijom koja izradite prepoznajte što je umanjeno ili uklonjeno kao rezultat. Svakim novim dodatkom koji razmislite objasnite utjecaj na vremensku traku projekta i / ili proračun.

Sastanci „Pregledajte“

Ovi sastanci dolaze na krajnji kraj vašeg projekta. Oni su usredotočeni na razumijevanje specifičnosti vašeg rješenja, minimiziranje broja dodavanja u kasnoj fazi i krivih kuglica i isporučivanje nečega.

  1. Ponovno postavljanje ciljeva
    Budući da imate jasne ciljeve i čvrst osjećaj kako ćete mjeriti svoj napredak prema tim ciljevima, ponavljajte ih često. To je lijep način da neprekidno temeljite svoje dionike na čemu radite ovaj projekt (njihovo područje stručnosti) i dobar podsjetnik da se previše fokusiraju na to kako ćete tamo stići (svoje područje stručnosti).
  2. Dajte preporuke
    Sada ste stručnjak. Proveli ste istraživanje, istražili opcije i donijeli teške odluke, tako da je ovo dio projekta u kojem morate promišljeno objasniti kako je stvar koju predlažete najbolji put naprijed.
  3. Uokviri evoluciju
    Ako ikad želite nešto poslati, u nekom trenutku trebate prestati s dizajnom. U kasnijim fazama "pregledajte" objasnite da su neke od povratnih informacija točne, vrijedne i neće ih biti odmah ugrađene. Odgodite nebitne stvari do svog sljedećeg sprinta, sljedećeg izdanja ili sljedeće faze. Ne možete sve uklopiti u ovaj projekt, ali možete zadržati tekući popis stvari koje ćete sljedeći adresirati.
  4. Obraniti odluke
    Ako ste učinkovito doveli svoje dionike kroz proces, ne bi trebalo biti previše iznenađenja u kasnoj igri. Ali uvijek je korisno navesti nekoliko dijelova razloga (citati korisnika, načela dizajna, tehnička ograničenja, poslovni pokretači itd.) Ako i kada se od vas zatraži da opravdate izbor koji ste napravili da uključite ili isključite neku ili drugu stvar ,
  5. "Ne ali…"
    Na "preglednim" sastancima morate vam reći da ne. Ne kao reakcija trzaja koljena na svaki prijedlog koji čujete, već kao način održavanja integriteta stvari koju ste zajednički napravili. Uljudno odbijte da promijenite shemu boja i / ili objasnite da se datum aktivnog uključivanja ne može promijeniti da biste prilagodili taj novi zahtjev. Ali ... ponudite alternative, bilo da su u pitanju manje ustupke koje možete ostvariti u ovom projektu ili načine na koje ćete novi zahtjev objasniti u kasnijem projektu.

U sažetku:

Istražite da biste saznali o problemu koji rješavate, Odlučite procijeniti opcije i Pregledajte kako biste dobili rješenje.

Blizu jak

Sažmi odluke

Dok završite svaki sastanak, odvojite trenutak za kratko, ali jasno, ponovno donošenje donesenih odluka. Posljednja je prilika osigurati da svi budu na istoj stranici o onome što je odlučeno.

Pregledajte sljedeće korake

Zatražite od osobe koja je vršila obavezu da dostavi rundu tko je odgovoran za to. Ovo također služi i kao prilika da se osigura jasnost pojedinačnih odgovornosti i da grupa shvati što slijedi.

Završite rano

Ako možete pokriti svoj dnevni red brže od planiranog, završite sastanak.

Razdvajanje misli

Izbjegavajte grupno čitanje; odbiti pisanje grupe

Ako ste sazvali grupu ljudi da zajedno čitaju dokument, to radite pogrešno. Neka čitanje postane dio domaće zadaće kako biste vrijeme mogli usredotočiti na raspravu. Molim vas, molim vas, nemojte nikada sazivati ​​grupu ljudi da napiše dokument. Za mnoge od nas - koji je sigurno uključivao Patrick - skupina od osam pametnih ljudi koji diraju izrazi rečenice doslovno je definicija pakla.

Prilagodite kako smatrate prikladnim

Kad se radi o sastancima, ali i općenito, uzmite naš savjet onoliko koliko ćete dobiti, a zatim ga napustite radi vlastitog (vjerojatno boljeg) načina postupanja. Vjerojatno ćete smisliti stvari koje mi nemamo, a voljeli bismo da ih primijene u praksi.

Reci hvala

Svatko ima previše zahtjeva za svoje vrijeme i pažnju. Zato recite hvala ljudima koji su izdvojili malo svog vremena, donirali im pažnju i pružili svoju stručnost. Kratki izraz iskrene zahvalnosti može dugo napredovati.

I s tim ...

Hvala na čitanju! Zaista cijenimo vas i vašu podršku!

(Vidite što smo tamo radili?)

- Laurel i Patrick